Polityka Prywatności i RODO

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego mentisleader.pl (dalej: „Serwis"). Administratorem danych osobowych jest Mentis Leader z siedzibą pod adresem: ul. Mokotowska 1, 00-640 Warszawa, Polska, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 7010834521 (dalej: „Administrator" lub „My").

Szanujemy prawo do prywatności każdej osoby odwiedzającej nasz Serwis. Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego.

Zachęcamy do uważnego zapoznania się z treścią niniejszego dokumentu. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail: [email protected] lub listownie na adres siedziby Administratora.

2. Jakie dane zbieramy

W ramach korzystania z Serwisu oraz świadczonych przez nas usług coachingowych i szkoleniowych możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

Dane podawane dobrowolnie przez użytkownika:

Imię i nazwisko
Adres e-mail
Numer telefonu
Nazwa firmy i stanowisko (jeśli dotyczy klienta B2B)
Treść wiadomości przesłanej za pośrednictwem formularza kontaktowego
Dane rozliczeniowe niezbędne do wystawienia faktury VAT (nazwa firmy, adres, NIP)

Dane zbierane automatycznie:

Adres IP urządzenia
Typ i wersja przeglądarki internetowej
System operacyjny
Rozdzielczość ekranu i typ urządzenia (komputer, telefon, tablet)
Dane dotyczące aktywności w Serwisie (odwiedzane strony, czas spędzony na stronie, źródło wejścia)
Pliki cookies i podobne technologie śledzące
Dane z logów serwera (data i godzina połączenia, żądane zasoby)

Nie zbieramy celowo danych wrażliwych, takich jak dane dotyczące stanu zdrowia, przekonań religijnych, orientacji seksualnej czy przynależności partyjnej. Prosimy o nieprzesyłanie tego typu informacji za pośrednictwem formularzy na naszej stronie.

3. Jak zbieramy dane

Dane osobowe pozyskujemy w następujący sposób:

Formularze kontaktowe — gdy wypełniasz formularz na stronie kontaktowej lub formularz rezerwacji konsultacji wstępnej, podajesz nam swoje dane dobrowolnie.
Korespondencja e-mail — gdy wysyłasz do nas wiadomość na adres [email protected], przetwarzamy dane zawarte w korespondencji.
Pliki cookies — nasz Serwis wykorzystuje pliki cookies, które są szczegółowo opisane w sekcji 10 niniejszej Polityki.
Narzędzia analityczne — korzystamy z Google Analytics w celu analizy ruchu na stronie. Google Analytics zbiera dane w sposób zanonimizowany (z włączoną anonimizacją IP).
Logi serwera — nasz dostawca usług hostingowych automatycznie rejestruje podstawowe dane techniczne o połączeniach z serwerem.

Nie kupujemy danych osobowych od podmiotów trzecich. Nie stosujemy profilowania automatycznego, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osobę, której dane dotyczą.

4. Podstawa prawna i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w oparciu o jedną z następujących podstaw prawnych, zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — w przypadku zapisu na newsletter, wyrażenia zgody na stosowanie analitycznych lub marketingowych plików cookies, a także w przypadku dobrowolnego przesłania zapytania za pośrednictwem formularza kontaktowego. Zgoda może być w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — w przypadku świadczenia usług coachingowych i szkoleniowych, rezerwacji konsultacji wstępnych oraz obsługi klienta.
Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — w celach analitycznych (poprawa funkcjonowania Serwisu), prowadzenia korespondencji biznesowej, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami prawnymi, a także zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego Serwisu.
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych wynikających z polskiego prawa (np. przechowywanie faktur VAT).

5. Jak wykorzystujemy dane

Zebrane dane osobowe wykorzystujemy w następujących celach:

Odpowiedź na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy lub wiadomość e-mail
Rezerwacja i przeprowadzenie konsultacji wstępnej
Realizacja usług coachingowych i szkoleniowych zgodnie z zawartą umową
Wystawianie faktur VAT i prowadzenie dokumentacji księgowej
Analiza statystyczna ruchu w Serwisie w celu poprawy jego funkcjonalności i treści
Przesyłanie informacji marketingowych wyłącznie osobom, które wyraziły na to wyraźną zgodę
Zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego i ochrona przed nadużyciami
Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi

Nie wykorzystujemy danych osobowych do automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje skutki prawne lub podobnie istotny wpływ na osoby, których dane dotyczą.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa:

Dane z formularza kontaktowego: 2 lata od ostatniego kontaktu, chyba że nawiązana zostanie współpraca (wówczas okres wynikający z umowy).
Dane klientów (umowa o usługi): przez okres trwania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń cywilnych w Polsce).
Dane księgowe i fakturowe: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową).
Pliki cookies analityczne: maksymalnie 13 miesięcy od momentu ustawienia.
Logi serwera: 90 dni, po czym są automatycznie usuwane.
Dane marketingowe (newsletter): do momentu wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu.

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

7. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych bez wyraźnej zgody użytkownika. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania:

Dostawca usług hostingowych — w celu utrzymania i prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Dostawca przetwarza dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Google LLC (Google Analytics) — w celach analitycznych, z włączoną anonimizacją adresów IP. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu lub zgody użytkownika na pliki cookies analityczne.
Biuro rachunkowe — w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Dostawcy narzędzi do obsługi poczty elektronicznej — w celu prowadzenia korespondencji biznesowej.
Organy państwowe — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, na żądanie uprawnionych organów (np. urzędy skarbowe, sądy).

Każdy podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu jest zobowiązany do zachowania ich poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Google Analytics dane mogą być przekazywane do serwerów Google LLC zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych poza EOG odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (Standard Contractual Clauses) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich w żadnym innym celu. W przypadku zmiany tego stanu zaktualizujemy niniejszą Politykę i poinformujemy użytkowników o nowej podstawie prawnej przekazywania danych.

9. Twoje prawa (art. 15-22 RODO)

Jako osoba, której dane osobowe przetwarzamy, przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, uzyskać do nich dostęp oraz informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych i odbiorcach.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Masz prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, gdy wycofasz zgodę lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, w tym profilowania.

Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Jak skorzystać z praw: Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o przesłanie wiadomości na adres e-mail: [email protected] lub wysłanie pisma na adres: Mentis Leader, ul. Mokotowska 1, 00-640 Warszawa. Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania żądania.

Prawo do skargi: Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, strona: uodo.gov.pl.

10. Pliki cookies

Nasz Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), czyli niewielkie pliki tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu. Pliki cookies służą zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Serwisu, analizie ruchu oraz personalizacji treści.

Rodzaje wykorzystywanych plików cookies:

Niezbędne (Essential)
Są konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Obejmują zapamiętywanie wyborów dotyczących cookies oraz podstawowe ustawienia bezpieczeństwa. Czas przechowywania: do zamknięcia sesji przeglądarki lub do 12 miesięcy. Nie wymagają zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia usługi.
Analityczne (Analytics)
Pozwalają nam analizować sposób korzystania z Serwisu, identyfikować najpopularniejsze treści i poprawiać funkcjonalność strony. Korzystamy z Google Analytics z włączoną anonimizacją IP. Czas przechowywania: do 13 miesięcy. Wymagają Twojej zgody.
Preferencyjne (Functional)
Zapamiętują Twoje preferencje, takie jak wybrany język czy region, aby zapewnić lepsze doświadczenie korzystania z Serwisu. Czas przechowywania: do 12 miesięcy. Wymagają Twojej zgody.

Zarządzanie plikami cookies:

Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlany jest baner informacyjny, który pozwala zaakceptować lub odrzucić pliki cookies. Twój wybór jest zapisywany w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) i respektowany przy kolejnych wizytach. Możesz w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies, usuwając dane strony w ustawieniach przeglądarki.

Niezależnie od baneru cookies możesz zarządzać plikami cookies bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Każda przeglądarka umożliwia blokowanie, usuwanie lub ograniczanie plików cookies. Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.

11. Prywatność dzieci

Serwis mentisleader.pl nie jest skierowany do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych od dzieci i nastolatków. Nasze usługi coachingowe i szkoleniowe są przeznaczone dla dorosłych profesjonalistów, przedsiębiorców i liderów.

Jeśli rodzic lub opiekun prawny dowie się, że jego dziecko przekazało nam dane osobowe bez jego wiedzy i zgody, prosimy o niezwłoczny kontakt na adres [email protected]. Po weryfikacji takiego zgłoszenia niezwłocznie usuniemy dane dziecka z naszych systemów.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, modyfikacją lub nieuprawnionym ujawnieniem. Do stosowanych środków bezpieczeństwa należą:

Szyfrowanie połączenia za pomocą protokołu SSL/TLS (certyfikat HTTPS)
Regularne aktualizacje oprogramowania serwera i systemów zarządzania treścią
Ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób
Stosowanie silnych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego dla kont administracyjnych
Regularne tworzenie kopii zapasowych danych
Umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami trzecimi

Pomimo stosowania powyższych środków, żadna metoda przesyłania danych przez Internet ani elektronicznego przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna. Dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa danych, choć dokładamy wszelkich starań, aby je chronić na najwyższym możliwym poziomie.

13. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez zamieszczenie stosownej informacji w widocznym miejscu Serwisu co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Zmiany o charakterze kosmetycznym lub wynikające z obowiązku dostosowania do nowych przepisów mogą być wprowadzane bez dodatkowego powiadomienia.

Data ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki jest podana na początku dokumentu. Zalecamy regularne sprawdzanie tej strony w celu zapoznania się z ewentualnymi zmianami.

Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację. Jeśli nie zgadzasz się ze zmianami, prosimy o zaprzestanie korzystania z Serwisu i kontakt w celu usunięcia Twoich danych.